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第十章 《企业内部控制应用指引第9号——销售业务》讲解

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销售业务是指企业出售商品(或提供劳务)及收取款项等相关活动。企业生存、发展、壮大的过程,在相当程度上就是不断加大销售力度、拓宽销售渠道、扩大市场占有的过程。生产企业的产品或流通企业的商品如不能实现销售的稳定增长,售出的货款如不能足额收回或不能及时收回,必将导致企业持续经营受阻、难以为继。正因为如此,《企业内部控制应用指引第9号——销售业务》以促进企业销售稳定增长、扩大市场份额为出发点,提出了销售业务应当关注的主要风险以及相应的管控措施。

企业强化销售业务管理,应当首先从全面梳理相关业务流程入手,对销售业务管理现状进行全面分析与评价,认真查找各业务环节的主要风险点以及现行管理中可能存在的漏洞。在此过程中,企业不仅要全面审视相关业务流程是否科学合理、现有管理制度是否健全,而且要对照已有制度规定,检查其是否落实到位。在做好上述工作的基础上,企业应着力健全各项销售业务管理制度,明确以风险为导向的、符合成本效益原则的销售管控措施,实现与生产、资产、资金等方面管理的衔接,有效防范和化解经营风险,确保销售目标的实现。

一、销售业务流程

销售业务流程主要包括销售计划管理、客户开发与信用管理、销售定价、订立销售合同、发货、收款、客户服务和会计系统控制等环节。图10-1是综合不同类型企业形成的销售业务基本流程图,具有普适性。企业在实际操作中,可以参照此流程,同时结合自身业务特点和管理要求,进行必要的扩充和具体化,构建和不断优化销售业务流程。

图10-1 销售业务基本流程图
图10-1 销售业务基本流程图

二、销售业务流程的主要风险及管控措施

(一)销售计划管理

销售计划是指在进行销售预测的基础上,结合企业生产能力,设定总体目标额及不同产品的销售目标额,进而为能实现该目标而设定具体营销方案和实施计划,以支持未来一定期间内销售额的实现。

该环节的主要风险是:销售计划缺乏或不合理,或未经授权审批,导致产品结构和生产安排不合理,难以实现企业生产经营的良性循环。

主要管控措施:第一,企业应当根据发展战略和年度生产经营计划,结合企业实际情况,制定年度销售计划,在此基础上,结合客户订单情况,制定月度销售计划,并按规定的权限和程序审批后下达执行。第二,定期对各产品(商品)的区域销售额、进销差价、销售计划与实际销售情况等进行分析,结合生产现状,及时调整销售计划,调整后的销售计划需履行相应的审批程序。

【例10-1】某药品销售企业采取以下措施对销售计划执行情况进行管理:

由销售代表每周编制销售报告,其中包括本期新开发客户、本期拜访客户、本期销售数量和金额、销售费用、促销活动结果、客户反馈(产品质量、发货时间、价格、配套服务等)、与销售计划的差异分析及跟进计划。

由区域销售经理每周分析区域销售报告,并与销售代表的报告进行比较,编制区域销售业绩分析,在每月的全国销售经理会议上向销售总监报告。

销售总监定期或不定期向区域销售经理了解当期销售情况以及影响销售的主要因素变化,例如监管环境、竞争对手、客户需求变化等,并提出改进意见。当出现重大情况改变时,应当向企业管理层提出修改销售政策和计划的申请。

管理层复核区域销售报告,并与销售计划、当期财务报告进行比较,详细了解重大差异产生的原因和解决方案。其中,应重点关注以下事项:按产品和客户大类分的销售数量、金额和利润率及与计划差异;单笔重大销售,销售退回、折扣和返利;标准销售价格和折扣变动等。

【分析】在本案例中,企业定期对产品的区域销售额、销售计划与实际销售情况等进行层层分析和汇总。根据销售报告的分析情况,结合企业实际和市场状况,及时采取应对措施,确保销售计划的完成。在影响销售的相关因素发生重大变化时,可能会涉及对销售计划的适当调整。

(二)客户开发与信用管理

企业应当积极开拓市场份额,加强现有客户维护,开发潜在目标客户,对有销售意向的客户进行资信评估,根据企业自身风险接受程度确定具体的信用等级。

该环节的主要风险是:现有客户管理不足、潜在市场需求开发不够,可能导致客户丢失或市场拓展不利;客户档案不健全,缺乏合理的资信评估,可能导致客户选择不当,销售款项不能收回或遭受欺诈,从而影响企业的资金流转和正常经营。

主要管控措施:第一,企业应当在进行充分市场调查的基础上,合理细分市场并确定目标市场,根据不同目标群体的具体需求,确定定价机制和信用方式,灵活运用销售折扣、销售折让、信用销售、代销和广告宣传等多种策略和营销方式,促进销售目标实现,不断提高市场占有率。第二,建立和不断更新维护客户信用动态档案,由与销售部门相对独立的信用管理部门对客户付款情况进行持续跟踪和监控,提出划分、调整客户信用等级的方案。根据客户信用等级和企业信用政策,拟订客户赊销限额和时限,经销售、财会等部门具有相关权限的人员审批。有条件的企业,可以运用计算机信息网络技术集成企业分、子公司或业务分部的销售发货信息与授信情况,防止向未经信用授权客户发出货品,并防止客户以较低的信用条件同时与企业两个或两个以上的分、子公司进行交易而损害企业利益。对于境外客户和新开发客户,应当建立严格的信用保证制度。

【例10-2】某办公设备制造和销售企业为提高信用管理效率、加速账款回收,在财务部门下单独成立了信用管理小组,组长(即信用管理经理)直接向财务总监报告。该信用管理小组主要负责客户的信用评估、信用额度的控制工作。具体工作开展情况如下:

(1)每年1至2月份,对现有客户进行一次信用评估。在此过程中,信用管理小组人员会按客户名单逐一打印出该客户过去一年的应收账款周转天数、逾期付款表、销售订单解冻报告等。在对上述资料进行分析评估的基础上,结合客户当期财务报表,对客户的信用等级进行打分。根据打分结果,确定客户的信用等级。

该企业将客户信用等级基本分为5类:信用良好的长期大客户、信用良好的长期普通客户、信用一般的长期大客户、信用一般的长期普通客户及其他客户。

(2)信用管理人员根据销售人员提供的该客户预计今年合同销售金额和合同期间计算相应的信用额度。

信用额度=销售合同金额/销售合同期间×信用等级下的付款期/30

信用管理人员将信用额度计算表提交给信用管理经理、财务总监和销售总监审批。取得正式批准后,信用管理人员向客户发送年度信用额度确认函,并抄送负责该客户的销售人员。与此同时,由信用管理人员在销售系统中录入信用额度金额,作为未来销售订单控制和收款控制的一个条件。这一过程中,只有信用管理人员才有权进行信用额度修改的操作。

【分析】在本案例中,企业对客户开发和信用管理环节采取了以下控制措施:

(1)成立了独立于销售部门的信用管理小组负责客户的信用评估工作、信用额度的控制和应收账款的回收。

(2)每年对现有客户的信用进行一次重评估。

(3)根据确定的几个评价指标,对客户的信用等级进行打分,根据打分结果,确定客户的信用等级。

(4)建立标准的公式,计算客户信用额度。

(5)信用额度计算表由信用管理经理、财务总监和销售总监批准。

(6)向客户发送年度信用额度确认函。

(7)信用管理人员在销售系统中输入信用额度金额,作为实施控制客户收款的依据。

(8)只有信用管理人员有权进行信用额度修改的操作。

【例10-3】某工业品生产企业的产品在业内以质量稳定、价格低廉著称,相关产品长期处于供不应求的状态,其客户订单排到了两三年后。因此,该企业一贯的信用政策是不进行任何前期的信用调查和信用评估,只对100%全额支付预付款的客户进行销售。

受全球金融危机冲击,该企业的客户在资金流转方面均出现了不同程度的问题。为维持已有客户,企业管理层专门召开会议,在对客户的经营和资金情况进行分析后,同意对签有长期合同的客户进行赊销。经与这些客户磋商后,对合同条款进行修改,重新规定每次发货的预付款比例。在每次发货前,企业的订单系统会自动检查客户是否已按合同约定支付预付款,是否尚在其信用额度范围内。如果任一条件不满足,系统将自动锁定订单,不允许发货。

(三)销售定价

销售定价是指商品价格的确定、调整及相应审批。

该环节的主要风险是:定价或调价不符合价格政策,未能结合市场供需状况、盈利测算等进行适时调整,造成价格过高或过低、销售受损;商品销售价格未经恰当审批,或存在舞弊,可能导致损害企业经济利益或者企业形象。

主要管控措施:第一,应根据有关价格政策、综合考虑企业财务目标、营销目标、产品成本、市场状况及竞争对手情况等多方面因素,确定产品基准定价。定期评价产品基准价格的合理性,定价或调价需经具有相应权限人员的审核批准。第二,在执行基准定价的基础上,针对某些商品可以授予销售部门一定限度的价格浮动权,销售部门可结合产品市场特点,将价格浮动权向下实行逐级递减分配,同时明确权限执行人。价格浮动权限执行人必须严格遵守规定的价格浮动范围,不得擅自突破。第三,销售折扣、销售折让等政策的制定应由具有相应权限的人员审核批准。销售折扣、销售折让授予的实际金额、数量、原因及对象应予以记录,并归档备查。

【例10-4】某消费品生产企业每年要对其价格政策予以复核,结合企业财务目标、营销目标、产品成本、市场状况及竞争对手等多方面因素,进行必要的更新。在此基础上,确定各产品、不同客户类型的基准定价、折扣、折让等事项,经总经理批准后,由销售部门文员录入销售系统中。

销售人员在与客户进行合同谈判时,需在销售系统中填写合同申请单,说明客户名称、代码、销售价格、折扣等主要条款信息。系统自动根据客户代码检查客户所属类型,以及该类型下的基准价格和折扣。如果合同价格低于系统中的基准价格和折扣,系统会提示错误,同时将该合同申请单自动改为“冻结”状态。如果需要将冻结的合同申请单解冻,需由销售人员提出申请,详细说明其理由,按公司审批权限表交相关领导审批。

每月月末,企业总经理会对当月的合同申请汇总报告进行审阅,结合相关产品销售及回款情况等,分析原因,研究对策。

【分析】在本案例中,该企业针对销售定价环节加强了以下方面的管控:

(1)综合考虑企业自身情况和市场状况,确定并及时调整商品价格。目的是防止销售定价偏离实际,不符合市场供需状况或企业的营销目标。

(2)定价和调价需经恰当审批,并嵌入企业的销售系统。目的是确保商品价格在企业内部得到统一有效的执行,防范有关人员任意调价、与客户串通舞弊等情况发生,以免损害企业经济利益或者企业形象。

(3)不符合销售价格、折扣等事项的合同申请单由销售系统自动冻结,如需解冻,需由销售人员提出申请,由具有相关权限的人员进行审批。目的是保证销售定价原则性与灵活性的统一,某些特定情况下,经过恰当审批后允许突破既定的基准价格和折扣条件。

(四)订立销售合同

企业与客户订立销售合同,明确双方权利和义务,以此作为开展销售活动的基本依据。

该环节的主要风险是:合同内容存在重大疏漏和欺诈,未经授权对外订立销售合同,可能导致企业合法权益受到侵害;销售价格、收款期限等违背企业销售政策,可能导致企业经济利益受损。

主要管控措施:第一,订立销售合同前,企业应当指定专门人员与客户进行业务洽谈、磋商或谈判,关注客户信用状况,明确销售定价、结算方式、权利与义务条款等相关内容。重大的销售业务谈判还应当吸收财会、法律等专业人员参加,并形成完整的书面记录。第二,企业应当建立健全销售合同订立及审批管理制度,明确必须签订合同的范围,规范合同订立程序,确定具体的审核、审批程序和所涉及的部门人员及相应权责。审核、审批应当重点关注销售合同草案中提出的销售价格、信用政策、发货及收款方式等。重要的销售合同,应当征询法律专业人员的意见。第三,销售合同草案经审批同意后,企业应授权有关人员与客户签订正式销售合同。

【例10-5】某制造型中游企业,其产品在市场上有较大的价格优势,竞争者较少。但是,由于该类产品的终端市场开发不完全,所以下游厂商开工不足且支持能力有限,导致公司合同变更频繁。因此,这家企业采取如下措施对销售合同订立与管理流程进行控制:

客户向业务员提出询价后,业务员与上级主管沟通并依据企业标准报价表确定销售价格并填写报价单,若报价金额低于标准报价表上的售价,需经各权责领导审核批准。

业务员根据报价单,用公司标准合同文本编写合同草案,填写合同审批表,经销售部、生产部、法务部、财务部等相关部门人员审核。合同草案审核通过后,公司总经理直接签订,或授权销售经理签订正式的销售合同。

业务员收到客户签字盖章的销售合同后,按照不同的合同类型(框架合同、执行合同)在销售系统中进行相应记录,销售主管审核业务员在系统中录入的信息是否正确,并在系统中审核确认。销售系统记录每个销售合同对应的销售订单、发货情况、销售发票开具、应收账款收款、销售退回等情况。

为确保销售数据的准确性、完整性,由销售部门文员人工维护销售台账,并定期与系统数据进行核对。文员在收到新的合同、合同执行情况记录、变更请求等原始资料后,在销售台账上做相应记录。每月末,文员核对销售台账与销售系统中的数据,针对差异情况,查找原因并进行汇报。

【分析】在本案例中,该企业对销售合同订立环节采取了以下控制措施:

(1)公司管理层制定并下发标准报价表,并授予不同级别的人员相应的价格下浮区间审批权限,被授权人员可在审批权限内确定销售价格。

(2)若销售价格低于标准价格,业务人员在报价单上说明超出下浮区间的原因,按企业审批权限表规定,经各相关领导审核批准。

(3)使用企业的标准合同签订销售合同。

(4)相关人员和领导按照权限审批表规定的权限,审核批准销售合同。

(5)销售主管审核销售记录系统中的合同信息是否与销售合同一致,并在系统中审核确认。

(6)销售部文员在收到新的合同或合同执行情况、变更请求后,在销售台账上做相应记录。每月末,文员核对销售台账与销售记录系统中的数据是否相符,针对差异情况,应查找原因,并进行汇报。

其中,控制(3)以及(5)、(6)是企业根据自身特色确定的控制措施。因为其产品的竞争优势大,企业处于比较强势的地位,可以要求其客户使用企业的销售合同和销售条款;但同时,由于合同变更频繁,需要企业销售主管对合同信息进行审核,并由文员定期将销售系统中的合同信息和手工记录进行核对,确保合同数据的及时性和准确性。

【例10-6】沿用【例10-5】企业业务员根据销售合同约定的各批次交货期,在规定交货期前60天和客户电话确认交货数量、地点和时间;然后,在ERP系统销售模块中录入销售订单。系统将自动核查:客户的可用信用额度是否高于销售订单金额;客户是否按合同要求支付预付款。只有同时满足上述两个条件,销售订单才能被保存并自动进入生产模块,形成生产计划;否则系统提示客户信用额度不足,无法保存该订单。与此同时,系统设置自动链接和检查功能,保证销售订单上产品规格、型号、售价与系统中对应的销售合同一致,总金额计算准确。

【分析】在本案例中,企业对销售订单环节采取了以下控制措施:

(1)业务员在销售合同规定交货期前60天,和客户电话确认交货数量、地点和时间,然后编制销售订单。

(2)系统设置自动链接和检查功能,保证销售订单上产品规格、型号、售价与系统中对应的销售合同一致,总金额计算准确。

(3)销售记录系统自动审核业务员录入的销售订单及对应客户的信贷情况和按合同支付与付款的情况,若客户可用信用额度低于销售订单赊销额度,则该销售订单不能生效。

其中,控制(1)是客户根据该公司特色定制的控制措施,也是和【例10-5】分析中提到的该企业合同变更频繁有关,因此需要销售人员提前和客户确认交货数量和时间,然后以销售订单作为销售的依据。控制(2)和(3)是企业常见的控制措施,本案例中该企业是通过ERP系统进行价格、数量的检查和过账,实现了自动控制,当然实务中也可以通过人工手段实现。

(五)发货

发货是根据销售合同的约定向客户提供商品的环节。

该环节的主要风险是:未经授权发货或发货不符合合同约定,可能导致货物损失或客户与企业的销售争议、销售款项不能收回。

主要管控措施:第一,销售部门应当按照经审核后的销售合同开具相关的销售通知交仓储部门和财会部门。第二,仓储部门应当落实出库、计量、运输等环节的岗位责任,对销售通知进行审核,严格按照所列的发货品种和规格、发货数量、发货时间、发货方式、接货地点等,按规定时间组织发货,形成相应的发货单据,并应连续编号。第三,应当以运输合同或条款等形式明确运输方式、商品短缺、毁损或变质的责任、到货验收方式、运输费用承担、保险等内容,货物交接环节应做好装卸和检验工作,确保货物的安全发运,由客户验收确认。第四,企业应当做好发货各环节的记录,填制相应的凭证,建立全过程的销售登记制度,并加强销售计划、销售合同、销售通知、发运凭证、销售发票等文件和凭证的相互核对工作。销售部门应当设置销售台账,及时反映各种商品、劳务等销售的开单、发货、收款情况,并由相关人员对销售合同执行情况进行定期跟踪审阅。销售台账应当附有客户订单、销售合同、客户签收回执等相关购货单据。

【例10-7】沿用【例10-5】和【例10-6】企业销售主管根据生产部门的生产计划、仓库的库存信息,以及销售订单中明确的交货日期,制定发货计划。业务员根据发货计划安排,在销售模块中对应的销售订单下开具发货通知单。系统经过设置,对于在系统中未经保存的销售订单,无法开具发货通知单。

业务员打印发货通知单,由主管审核后,交到仓库组织出货,同时联系运输部门安排车辆,进行货物装运。

仓库保管员根据发货通知单,安排装车。在装车后,运输部门司机共同清点发出商品的数量、规格,确认是否和发货通知单一致。确认无误后,双方在发货通知单上签字,作为货物装运凭证。同时仓库库管员在仓储系统内确认已发货,系统自动根据发货数量生成出库单,并结转销售成本。

财务部收到仓库库管员和司机签字确认的发货通知单,与销售系统中的销售订单核对,确认一致后,在销售系统中开具销售发票。系统自动从销售订单中提取产品单价,从出库单中提取发货数量,并自动计算发票总金额,同时将发票金额结转到销售收入和应交税金科目,产生相应会计分录。财务部税票主管根据系统中销售发票开具增值税发票。

【分析】在本案例中,该企业对发货环节采取了以下控制措施:

(1)仓库库管员和产品配送人员分别确认发货通知单是否已经销售主管审批,确认无误后安排出货和货物装运。

(2)产品配送人员在发货时清点发货数量,确认与发货通知单一致后,在该单上签字确认并安排货物运输。

(3)发货完成后,库管员根据发货通知单,在销售记录系统内确认发货。系统对发货操作进行配置,在确认发货时根据出库时产品单价及发货通知单上的发货品种和数量,系统自动确认销售成本,并更新库存数量。

(4)财务人员根据产品发运凭证,对已发货商品在销售记录系统中开具发票。系统保证发票单价为销售订单上的单价,发票上产品数量为发货通知单上的实际发货数量,系统根据单价和数量自动计算发票金额。

(5)开具销售发票后,系统自动生成记账凭证,确认销售收入。

上述控制均为企业中常见的控制,只是客户通过系统将控制(3)~(5)实现了自动化,通过系统进行价格、数量的检查和过账,提高整个过程的效率和准确性。

(六)收款

收款是指企业经授权发货后与客户结算的环节。按照发货时是否收到货款,可分为现销和赊销。

该环节的主要风险是:企业信用管理不到位,结算方式选择不当,票据管理不善,账款回收不力,导致销售款项不能收回或遭受欺诈;收款过程中存在舞弊,使企业经济利益受损。

主要管控措施:

第一,结合公司销售政策,选择恰当的结算方式,加快款项回收,提高资金的使用效率。对于商业票据,结合销售政策和信用政策,明确应收票据的受理范围和管理措施。

第二,建立票据管理制度,特别是加强商业汇票的管理。一是,对票据的取得、贴现、背书、保管等活动予以明确规定;二是,严格审查票据的真实性和合法性,防止票据欺诈;三是,由专人保管应收票据,定期核对盘点,对即将到期的应收票据,及时办理托收;四是,票据贴现、背书应经恰当审批;五是,制定逾期票据追踪监控和冲销管理制度,已贴现但仍承担收款风险的票据应在备查簿中登记,以便日后追踪管理。

第三,加强赊销管理。一是,需要赊销的商品,应由信用管理部门按照客户信用等级审核,并经具有相应权限的人员审批。二是,赊销商品一般应取得客户的书面确认,必要时,要求客户办理资产抵押、担保等收款保证手续。三是,企业应加强应收款项管理,建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度。销售部门负责应收账款的催收,催收记录(包括往来函电)要妥善保存;财会部门需督促销售部门加紧催收。应收账款应分类管理,针对不同性质的应收款项需采取不同方法和程序。对催收无效的逾期应收账款可通过法律程序予以解决。四是,落实责任、严格考核、实行奖惩。企业应当严格区分并明确收款责任,建立科学、合理的清收奖励制度以及责任追究和处罚制度,以有利于及时清理催收欠款。

第四,加强代销业务款项的管理,及时与代销商结算款项。

第五,收取的现金、银行本票、汇票等应及时缴存银行并登记入账,不得擅自坐支现金。以银行转账方式办理的销售收款,应当通过企业核定账户进行结算。企业应当防止由销售人员直接收取款项,如必须由销售人员收取的,应由财会部门加强监控。

(七)客户服务

客户服务是在企业与客户之间建立信息沟通机制,对客户提出的问题,企业应予以及时解答或反馈、处理,不断改进商品质量和服务水平,以提升客户满意度和忠诚度。客户服务包括产品维修、销售退回、维护升级等。

该环节的主要风险是:客户服务水平低,消费者满意度不足,影响公司品牌形象,造成客户流失。

主要管控措施:第一,结合竞争对手客户服务水平,建立和完善客户服务制度,包括客户服务内容、标准、方式等。第二,设专人或部门进行客户服务和跟踪。有条件的企业可以按产品线或地理区域建立客户服务中心。加强售前、售中和售后技术服务,实行客户服务人员的薪酬与客户满意度挂钩。第三,建立产品质量管理制度,加强销售、生产、研发、质量检验等相关部门之间的沟通协调。第四,做好客户回访工作,定期或不定期开展客户满意度调查;建立客户投诉制度,记录所有的客户投诉,并分析产生原因及解决措施。第五,加强销售退回控制。销售退回需经具有相应权限的人员审批后方可执行。销售退回的商品应当由质检部门检验和仓储部门清点后方可入库。质检部门应当对客户退回的货物进行检验并出具检验证明;仓储部门应当在清点货物、注明退回货物的品种和数量后填制退货接收报告;财会部门应当对检验证明、退货接收报告以及退货方出具的退货凭证等进行审核后办理相应的退款事宜;企业应对退货原因进行分析并明确有关部门和人员的责任。

【例10-8】某制造企业专门设立售后服务部门,主要负责催收应收账款、客户争议解决、退换货等事项。售后服务部门建立了客户服务数据库,跟踪和分析客户服务历史记录。

公司接到客户投诉后,投诉电话会被转到对应的客户服务人员。客服人员听取客户投诉,并记录客户的投诉内容;在两天内确定公司内部的负责部门/人员进行解决。有关部门在一周内解决问题,并将相关的表单交给客户人员进行客户投诉记录表的更新。

客服人员每个月编制客户投诉跟踪报告,按状态(当月发生,当月完成,未完成)列示各类投诉的数量,性质,涉及金额和进度跟踪,作为管理层发现各类管理问题的依据和维护客户满意度的基础文件。

【分析】本案例中,企业对客户服务环节采取了以下控制措施:

(1)客户服务由专职的售后服务部门负责。

(2)部门建立了客户服务数据库,按客户跟踪和分析客户服务历史记录。

(3)记录客户的投诉内容并在两天内确定公司内部的负责部门/人员进行解决。有关部门在一周内解决问题。

(4)客服人员每周跟踪进行客户投诉解决情况,并在客户投诉记录表上更新。

(5)客服人员每个月编制客户投诉跟踪报告,按状态(当月发生,当月完成,未完成)列示各类投诉的数量,性质,涉及金额和进度跟踪,作为管理层发现各类管理问题的依据和维护客户满意度的基础文件。

其中,控制(1)和(2)是客户根据该公司特色定制的控制措施,目的是将客户服务与应收账款回收更有效地结合起来。

(八)会计系统控制

会计系统控制是指利用记账、核对、岗位职责落实和相互分离、档案管理、工作交接程序等会计控制方法,确保企业会计信息真实、准确、完整。会计系统控制包括销售收入的确认、应收款项的管理、坏账准备的计提和冲销、销售退回的处理等内容。

该环节的主要风险是:缺乏有效的销售业务会计系统控制,可能导致企业账实不符、账证不符、账账不符或者账表不符,影响销售收入、销售成本、应收款项等会计核算的真实性和可靠性。

主要管控措施:第一,企业应当加强对销售、发货、收款业务的会计系统控制,详细记录销售客户、销售合同、销售通知、发运凭证、商业票据、款项收回等情况,确保会计记录、销售记录与仓储记录核对一致。具体为:财会部门开具发票时,应当依据相关单据(计量单、出库单、货款结算单、销售通知单等)并经相关岗位审核。销售发票应遵循有关发票管理规定,严禁开具虚假发票。财会部门对销售报表等原始凭证审核销售价格、数量等,并根据国家统一的会计准则制度确认销售收入,登记入账。财会部门与相关部门月末应核对当月销售数量,保证各部门销售数量的一致性。第二,建立应收账款清收核查制度,销售部门应定期与客户对账,并取得书面对账凭证,财会部门负责办理资金结算并监督款项回收。第三,及时收集应收账款相关凭证资料并妥善保管;及时要求客户提供担保;对未按时还款的客户,采取申请支付令、申请诉前保全和起诉等方式及时清收欠款。对收回的非货币性资产应经评估和恰当审批。第四,企业对于可能成为坏账的应收账款,应当按照国家统一的会计准则规定计提坏账准备,并按照权限范围和审批程序进行审批。对确定发生的各项坏账,应当查明原因,明确责任,并在履行规定的审批程序后作出会计处理。企业核销的坏账应当进行备查登记,做到账销案存。已核销的坏账又收回时应当及时入账,防止形成账外资金。

总之,科学合理的销售业务流程设置以及相应的内部控制措施安排是企业正常运营、实现销售目标的重要前提和保证。企业应针对每一业务环节可能的风险和管理中可能的漏洞,建立并落实有效的控制,并不断地加以完善。与此同时,我们还应当清醒地认识到,销售业务内控的有效性不仅取决于其本身流程控制活动设计的有效性,还受制于公司治理结构、支撑业务活动的基础架构和绩效考核评价的有效性。因此,企业在建设、完善销售管控的同时,还应关注企业的内部环境、风险管理、监督考核机制等,这样才能真正有效地降低经营风险,才能在当今激烈的国内外市场经济竞争中保持企业健康可持续发展。

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