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第十七章 《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》讲解

约 11072 字大约 37 分钟

市场经济通常又叫合同经济,合同是企业与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议,它起到维系市场主体,规范、约束市场交易行为,优化资源配置,维护市场经济秩序的重要作用。因此,加强企业合同管理既是企业内部控制的重要手段,又是企业维护合法权益、保证营运安全、控制财务风险、提高企业经营管理水平的重要基础。《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》全面梳理了合同管理的主要流程,从合同的订立、履行、后评估等方面揭示与合同管理有关的主要风险点,有针对性地提出相应控制措施。

《企业内部控制应用指引第16号——合同管理内部控制指引》规范的合同以书面合同为主,口头合同和其他形式合同参照执行。由于《企业内部控制应用指引第3号——人力资源》专门针对企业录用各类人员的内部控制进行了规范,因此,《企业内部控制应用指引第16号——合同管理内部控制指引》将企业与职工签订的劳动合同排除在适用范围之外。

一、加强合同管理的意义

按照现代企业理论,企业的本质就是一系列合同的联结体,企业通过合同将其与股东、债权人、供应商、消费者、职工以及政府等有机地联系在一起。合同管理贯穿于企业各项经营、投资和筹资活动的始终,做好合同管理,实际上在很大程度上就做好了企业资金资产管理、采购销售管理、担保工程管理等多项业务管理。加强合同管理对于企业防范和降低合同风险、促进长期可持续发展具有重要意义。

(一)加强合同管理有助于防范企业法律风险,维护合法权益

企业在日常经营过程中所面临的一个重大风险便是法律风险,防范和降低法律风险一直是企业内部控制和风险管理的重要内容。在市场经济条件下,企业为了实现自身利益最大化,在参与社会经济活动时与其他合同当事人产生利益冲突在所难免。合同作为调节企业和其他组织或个人之间经济活动关系的依据,能够以法律形式规范企业在合同订立与履行过程中的行为,保护了合同当事人的合法权益。有效的合同管理,一方面能够培育企业信用,推动企业自觉履行合同义务,预防经济纠纷,防止招致不必要的经济损失;另一方面能够在经济纠纷产生时,保护企业在合同中的预期利益和交易成果,维护企业的合法权益不受违约方侵害。

随着我国经济改革的深入,各类新型经济业务层出不穷,租赁合同、融资合同、委托合同、行纪合同、居间合同等新型合同也应运而生,即使是买卖合同、借款合同、保管合同等一些常见合同的内容也趋向复杂化。对合同实施有效的内控管理,有助于企业增强应变、发展和竞争能力,促使企业在竞争中提高预见性、减少失误,使其管理活动符合国家法律要求,从根本上维护企业在合同中的合法权益。

(二)加强合同管理有助于降低企业运营风险,提高经营管理水平

一个企业经营管理水平的高和低,在很大程度上取决于其在供、产、销或者资金的筹集与运用等多环节的有效衔接上。如果制造企业原材料供应不及时,或者质量不合格,就会影响生产;如果生产的安排不以合同信息为基础,生产产品的规格、数量、质量等与销售相脱节,就会影响销售;如果销售计划无法完成,销售合同不能正常履行,销售收入不能合理兑现,企业的整个资金流和下一个供、产、销循环都将受到影响,企业的价值创造将无从谈起。合同是企业经营活动的先导,是计划安排的依据,是企业一系列互相衔接、互相监督、互相制衡、共同协调行动的经营活动的桥梁,合同管理贯穿于企业对一系列活动进行组织、监督和检查的全过程。有效利用合同管理能够协调企业内部各方关系,有利于提高企业经营管理水平,提升企业竞争力,降低运营风险,促进企业可持续发展。

(三)加强合同管理有助于控制企业财务风险,提升资金使用效率

在世界经济高速发展的今天,金融正在赶超实体经济成为现代经济的核心,企业已经越来越多地参与到金融活动当中,能否通过合同管理有效控制金融和财务风险关系到企业的生死存亡。此次金融危机为我们敲响了警钟,过度运用融资杠杆、无视金融风险、盲目追求高收益必将把企业引向破产的深渊。有效利用合同管理,对复杂金融合同制定风险对冲等应对策略,有效监控和计量财务风险,则能够保证合同目标与企业财务战略目标相协调,控制企业投融资风险。同时,有效的合同管理,能够帮助企业节省交易时间,降低交易成本,保证交易正常进行,加速资金周转,减少费用,以最少的消耗获取最大的收益,提升企业资金使用效率。

二、合同管理的总体要求

合同管理是企业内部控制的重要手段之一,企业需要建立一系列制度体系和机制保障,促进合同管理的作用得到有效发挥。合同管理总体上要求企业建立分级授权管理制度,实行统一归口管理,明确各部门职责分工,保证不相容职务分离,健全考核与责任追究制度。

(一)建立分级授权管理制度

企业应当根据经济业务性质、组织机构设置和管理层级安排,建立合同分级授权管理制度。企业最高权力机构——股东(大)会负责审议批准与企业重大投资、筹资决策等相关的重大合同;企业最高决策机构——董事会负责组织建立企业合同管理制度、明确合同分级审批权限等;企业最高执行机构——经理层负责制定和落实各项合同管理制度、直接参与重要合同的谈判、签订、履行和监控等;企业最高监督机构——监事会负责监督企业董事、经理和其他高级管理人员对重大合同管理责任的履行情况。

各相关业务部门实行合同岗位责任制,在公司对本岗位授权范围内进行合同洽谈、拟订合同文本并落实合同的履行,确保合同签署目的的实现。属于上级管理权限的合同,下级单位不得签署。对于重大投资类、融资类、担保类、知识产权类、不动产类合同,上级部门应加强管理。下级单位认为确有需要签署涉及上级管理权限的合同,应当提出申请,并经上级合同管理机构批准后办理。上级单位应当加强对下级单位合同订立、履行情况的监督检查。

(二)实行统一归口管理

企业在合同分级授权管理的基础上,应当实行统一归口管理制度。企业可以根据实际情况指定法律部门等作为合同归口管理部门,对合同实施统一规范管理,具体负责明确合同拟定、审批、执行等环节的程序和要求;参与重大合同的起草、谈判、审查和签订;参与或组织合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动;管理合同专用章;管理与合同有关的法人授权委托书;定期检查和评价合同管理中的薄弱环节,采取相应控制措施,促进合同的有效履行。

(三)明确职责分工

企业各业务部门作为合同的承办部门负责在职责范围内承办相关合同。例如,采购部门负责管理原材料、低值易耗品、包装物等生产经营用物资的采购合同和运输合同;资产管理部门负责管理生产和管理设备的采购合同和运输合同;营销部门负责管理产成品的销售合同、运输合同和仓储保管合同。公司财会部门侧重于履行对合同的财务监督职责,包括审查合同价格条款、结算期限和方式的合理性,按照合同规定及时结算,监控资金的收入或支出等。

合同管理还应注意不相容职务的相互分离、制约和监督。合同管理的不相容职务一般包括:合同的拟定与审核(会审),合同的审核与审批,合同的审批与执行,合同的执行与监督评估等。

(四)健全考核与责任追究制度

合同控制的各个环节紧密相扣,相关合同管理人员应当有明确的职责和权限,为此,企业应当健全合同管理考核与责任追究制度,对合同订立、履行过程中出现的违法违规行为,给企业造成经济损失或商业信誉损害的行为,应当追究有关机构或人员的责任。

三、合同管理流程

合同管理从大的方面可以划分为合同订立阶段和合同履行阶段。合同订立阶段包括合同调查、合同谈判、合同文本拟订、合同审核、合同签署等环节;合同履行阶段涉及合同履行、合同补充和变更、合同解除、合同结算、合同登记等环节。图17-1列示的合同管理流程适用于各类企业的合同管理,具有一定通用性。

图17-1 合同管理流程
图17-1 合同管理流程

四、合同管理各环节主要风险点及管控措施

(一)合同调查

合同订立前,企业应当进行合同调查,充分了解合同对方的主体资格、信用状况等有关情况,确保对方当事人具备履约能力。

该环节的主要风险是:忽视被调查对象的主体资格审查,将不具有相应民事权利能力和民事行为能力或不具备特定资质的主体确定为准合同对象,或与不具备代理权或越权代理的主体签订合同,导致合同无效,或引发潜在风险;在合同签订前错误判断被调查对象的信用状况,或在合同履行过程中没有持续关注对方的资信变化,致使企业蒙受损失;对被调查对象的履约能力给出不当评价,将不具备履约能力的对象确定为准合同对象,或将具有履约能力的对象排除在准合同对象之外,最终导致合同无法执行。

主要管控措施:第一,审查被调查对象的身份证件、法人登记证书、资质证明、授权委托书等证明原件,必要时,可通过发证机关查询证书的真实性和合法性,关注授权代理人的行为是否在其被授权范围内,在充分收集相关证据的基础上评价主体资格是否恰当。第二,获取调查对象经审计的财务报告、以往交易记录等财务和非财务信息,分析其获利能力、偿债能力和营运能力,评估其财务风险和信用状况,并在合同履行过程中持续关注其资信变化,建立和及时更新合同对方的商业信用档案。第三,对被调查对象进行现场调查,实地了解和全面评估其生产能力、技术水平、产品类别和质量等生产经营情况,分析其合同履约能力。第四,与被调查对象的主要供应商、客户、开户银行、主管税务机关和工商管理部门等沟通,了解其生产经营、商业信誉、履约能力等情况。

【例17-1】20×3~20×4年,甲贷款人在某市8家银行分别以住房贷款、个人助业贷款、个体生产经营贷款、住房装修贷款的名义,共计取得银行贷款586万元,后经查实,甲在贷款时使用的房产证、地产证及其他权证均系伪造,而其用于抵押的名下房产早已于20×2年年底分别转让给其他4位业主。

【分析】显然,本案例中的8家银行都没有真正落实贷前调查的工作要求,最终导致损失的发生。按照合同管理内部控制的要求,银行应当核查贷款人提交证书的真实性和合法性,对客户的信用状况做出正确评估,核实抵押物、质物、保证人情况,对贷款的合法性、安全性等做出独立的尽职调查等。

(二)合同谈判

初步确定准合同对象后,企业内部的合同承办部门将在授权范围内与对方进行合同谈判,按照自愿、公平原则,磋商合同内容和条款,明确双方的权利义务和违约责任。

该环节的主要风险是:谈判中忽略合同重大问题或在重大问题上做出不当让步;谈判经验不足,缺乏技术、法律和财务知识的支撑,导致企业利益受损;泄露本企业谈判策略,导致企业在谈判中处于不利地位。

主要管控措施:第一,企业在谈判前应当收集谈判对手资料,充分熟悉谈判对手情况,做到知己知彼;研究国家相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品或服务价格等与谈判内容相关的信息,正确制定本企业谈判策略。第二,关注合同核心内容、条款和关键细节,具体包括合同标的的数量、质量或技术标准,合同价格的确定方式与支付方式,履约期限和方式,违约责任和争议的解决方法、合同变更或解除条件等。第三,对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同,组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判,充分发挥团队智慧,及时总结谈判过程中的得失,研究确定下一步谈判策略。第四,必要时可聘请外部专家参与相关工作,并充分了解外部专家的专业资质、胜任能力和职业道德情况。第五,加强保密工作,严格责任追究制度。第六,对谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见,予以记录并妥善保存,作为避免合同舞弊的重要手段和责任追究的依据。

【例17-2】中国的铁矿石进口量占据世界铁矿石产量的50%,作为最大的买家,中方理应在进口铁矿石价格谈判上拥有话语权。但是,在历年的谈判中,中方多处于被动地位,不得不一次次接受外国公司的涨价要求。后经查实,某外国公司4名工作人员采取不正当手段,拉拢收买中国钢铁生产企业个别内部人员,获取企业生产安排、炼钢配比、采购计划、毛利率、库存量等内部资料,以及记录了谈判对策和底线的中方谈判组内部会议纪要。外商据此推算出中国对铁矿石的需求量,即我们对铁矿石的依存度,并掌控价格的降幅。而价格一两个百分点的变化,就会导致中国企业数十亿元、乃至上百亿元的亏损。有专家估计,泄密事件给中国整个钢铁行业带来了高达7000多亿元的经济损失。

【分析】合同标的数量、合同价款、谈判策略等属于企业谈判的关键信息和核心机密,直接关系到合同谈判的成败,对企业的经济利益构成重大影响。本案例中,中国少数企业没有做好合同谈判中的保密工作,将谈判关键信息泄露,导致自身利益严重受损,甚至危害国家经济安全。

(三)合同文本拟订

企业在合同谈判后,需要根据协商谈判结果,拟订合同文本。

该环节的主要风险是:选择不恰当的合同形式;合同与国家法律法规、行业产业政策、企业总体战略目标或特定业务经营目标发生冲突;合同内容和条款不完整、表述不严谨准确,或存在重大疏漏和欺诈,导致企业合法利益受损;通过操纵合同金额等条款规避合同管理规定,如将需要招标或上级审批的重大合同拆分成标的金额较小的若干不重要合同等;对于合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的,未履行相应程序。

主要管控措施:第一,企业对外发生经济行为,除即时结清方式外,应当订立书面合同。第二,严格审核合同需求与国家法律法规、产业政策、企业整体战略目标的关系,保证其协调一致;考察合同是否以生产经营计划、项目立项书等为依据,确保完成具体业务经营目标。第三,合同文本一般由业务承办部门起草,法律部门审核;重大合同或法律关系复杂的特殊合同应当由法律部门参与起草。各部门应当各司其职,保证合同内容和条款的完整准确。第四,通过统一归口管理和授权审批制度,严格合同管理,防止通过化整为零等方式故意规避招标等合同管理规定的做法,杜绝越权行为。第五,由签约对方起草的合同,企业应当认真审查,确保合同内容准确反映企业诉求和谈判达成的一致意见,特别留意“其他约定事项”等需要补充填写的栏目,如不存在其他约定事项,应注明“此项空白”或“无其他约定事项”,防止合同后续被篡改。第六,国家或行业有合同示范文本的,可以优先选用,但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查,并根据实际情况进行适当修改。第七,合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的,应当履行相应程序。

【例17-3】20×9年2月,甲食品加工公司与乙盐业公司签订购销合同,从乙公司购买10吨食盐,合同价款共计1万元,合同中没有约定违约责任。20×9年3月,甲公司与丙连锁超市签订15万元的酱菜销售合同,合同约定甲公司应于20×9年6月30日前交货,若不能如期交货,甲公司须向丙超市支付3万元违约金。20×9年5月,甲公司用从乙公司购得的食盐生产酱菜,发现酱菜出现大量褐色泡沫,经查为食盐质量不符合国家质量标准所致,价值15万元的酱菜全部报废。甲公司匆忙向丙超市支付了3万元违约金,同时向法院起诉乙公司,要求乙公司退回1万元购盐款,承担甲公司经济损失15万元,承担甲公司向丙超市支付的违约金3万元和相关诉讼费用。法院经审理后判决,乙公司向甲公司退回购盐款1万元、承担经济损失15万元及相关诉讼费用,但对甲公司提出的承担3万元违约金的请求未予支持。

【分析】违约责任条款是合同的核心内容,是在出现合同纠纷时,要求违约方承担违约责任的重要依据。本案例中,甲公司与乙公司签订的合同缺少违约责任条款,造成合同不严密,内容不完整,也是甲公司对合同风险分析不足而没有规定相应对策的体现,直接导致甲公司自行承担向丙超市支付的违约金损失。

(四)合同审核

合同文本拟订完成后,企业应对合同文本进行严格的审核。

该环节的主要风险是:合同审核人员因专业素质或工作态度原因未能发现合同文本中的不当内容和条款;审核人员虽然通过审核发现问题但未提出恰当的修订意见;合同起草人员没有根据审核人员的改进意见修改合同,导致合同中的不当内容和条款未被纠正。

主要管控措施:第一,审核人员应当对合同文本的合法性、经济性、可行性和严密性进行重点审核,关注合同的主体、内容和形式是否合法,合同内容是否符合企业的经济利益,对方当事人是否具有履约能力,合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等。第二,建立会审制度,对影响重大或法律关系复杂的合同文本,组织财会部门、内部审计部、法律部和其他业务相关部门进行审核,相关部门应当认真履行职责。第三,慎重对待审核意见,认真分析研究,对审核意见准确无误地加以记录,必要时对合同条款作出修改并再次提交审核。

(五)合同签署

对于经审核同意签订的合同,企业应当与对方当事人正式签署,并加盖企业合同专用章。

该环节的主要风险是:超越权限签订合同,合同印章管理不当,签署后的合同被篡改,因手续不全导致合同无效等。

主要管控措施:第一,按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同。正式对外订立的合同应当由企业法定代表人或由其授权的代理人签名或加盖有关印章。授权签署合同的,应当签署授权委托书。第二,严格合同专用章保管制度,合同经编号、审批及企业法定代表人或由其授权的代理人签署后,方可加盖合同专用章。对于一般性合同,应当由相关业务部门的合同经办人持签署后的合同到合同专用章管理部门办理用印手续,重大合同的用印,可由合同专用章保管人持印章到合同签署现场用印。用印后保管人应当立即将合同专用章收回,并按要求妥善保管,以防止他人滥用。保管人应当记录合同专用章使用情况以备查,如果发生合同专用章遗失或被盗现象,应当立即报告公司负责人并采取妥善措施,如向公安机关报案、登报声明作废等,以最大限度消除可能带来的负面影响。第三,采取恰当措施,防止已签署的合同被篡改,如在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记、使用不可编辑的电子文档格式等。第四,按照国家有关法律、行政法规规定,需办理批准、登记等手续之后方可生效的合同,企业应当及时按规定办理相关手续。

【例17-4】甲公司采购经理A一直负责公司的不锈钢卷板采购业务,经公司法定代表人授权委托,A可以代表公司签署1000万元以下的采购合同。20×9年10月,A以甲公司名义与长期供货商乙公司签署了购买不锈钢卷板的合同,合同总价为925万元,约定甲公司在收货后1个月内支付全部货款。20×9年11月,乙公司将不锈钢卷板运至A指定的地点由A提走,并通知甲公司支付货款,但被告知,甲公司已于20×9年9月将A开除,A无权代理甲公司签订合同,合同无效,甲公司拒绝支付货款。乙公司为此向法院提起诉讼,要求甲公司偿还欠款并支付诉讼费用。

法院经审理认为,甲公司虽已在合同签订前开除A,但A仍然持有甲公司的授权委托书以及盖有甲公司公章的空白合同书,乙公司有理由相信A有代理权,A的代理行为有效,并据此判决甲公司支付欠款及相关诉讼费用932万元。

【分析】首先,甲公司对合同签订阶段的授权管理不当,一方面未在授权委托书上标明委托时限,另一方面未能在开除A后及时收回授权委托书,导致A利用这一漏洞骗取供货商的货品,给甲公司造成损失。

其次,甲公司没有有效执行合同专用章保管制度,合同未经审批、未经企业法定代表人或由其授权的代理人签署,直接在空白合同上加盖了合同专用章。

(六)合同履行

合同订立后,企业应当与合同对方当事人一起遵循诚实信用原则,根据合同的性质、目的和交易习惯严格履行合同。

该环节的主要风险是:本企业或合同对方当事人没有恰当地履行合同中约定的义务。

主要管控措施:第一,强化对合同履行情况及效果的检查、分析和验收,全面适当执行本企业义务,敦促对方积极执行合同,确保合同全面有效履行。第二,对合同对方的合同履行情况实施有效监控,企业的业务部门和经办人员应对其承办的合同,从订立到履行终结进行全过程跟踪监控管理,一旦发现有违约可能或违约行为,应当及时提示风险,并立即采取相应措施,避免合同损失的发生或扩大,将违约损失降到最低。

【例17-5】沿用例【17-3】。

【分析】甲公司在合同履行阶段没有对相关风险进行有效控制。甲公司在发现乙公司提供的食盐存在质量问题后,应当迅速通知对方,协商解决问题,并采取积极措施防止损失扩大,如立即从其他渠道采购合格食盐,重新生产酱菜,并将出现的情况和应对策略通知丙超市,争取丙超市的理解,尽量在交货日期前完成酱菜的生产,而不是匆忙支付违约金。

(七)合同补充、变更和合同解除

合同生效后,企业有时需要补充、变更甚至解除合同。

相关的主要风险是:企业没有就质量、价款、履行地点等内容与合同对方进行约定或者约定不明确,导致合同无法正常履行;在合同履行过程中未能发现显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形,或未能采取有效措施;因政策调整、市场变化等客观因素,已经或可能导致企业利益受损;合同纠纷处理不当,导致企业遭受外部处罚、诉讼失败,损害企业利益、信誉和形象等。

主要管控措施:第一,对于合同没有约定或约定不明确的内容,通过双方协商一致对原有合同进行补充;无法达成补充协议的,按照国家相关法律法规、合同有关条款或者交易习惯确定。第二,对于显失公平、条款有误或存在欺诈行为的合同,以及因政策调整、市场变化等客观因素已经或可能导致企业利益受损的合同,按规定程序及时报告,并经双方协商一致,按照规定权限和程序办理合同变更或解除事宜。合同变更和解除应当采用书面形式,严禁在原合同文本上涂改、添加,变更后的合同视同新合同,须履行相应的合同管理流程。第三,对方当事人提出中止、转让、解除合同,造成企业经济损失的应向对方当事人书面提出索赔。第四,加强合同纠纷管理,在履行合同过程中发生纠纷的,应当依据国家相关法律法规,在规定时效内与对方当事人协商并按规定权限和程序及时报告。合同纠纷经协商一致的,双方应当签订书面协议;合同纠纷经协商无法解决的,根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。企业内部授权处理合同纠纷的,应当签署授权委托书。纠纷处理过程中,未经授权批准,相关经办人员不得向对方当事人作出实质性答复或承诺。

【例17-6】甲商场于20×1年9月向乙服装厂订购一批童装,总价值18万元。甲商场预付了货款的20%,约定年底交货,11月甲商场负责人打电话给乙厂厂长,要求改变童装的花色,当时厂长不在,厂长秘书草草记下电话内容后就忘了此事,等到12月底乙厂将童装交给甲商场时才发现,童装的花色并未变更,仍和合同规定的一样,乙厂称并不知道甲商场要求变更花色,厂长秘书见闯了祸也矢口否认接过通知变更花色的电话。甲商场以乙厂违约为由拒付货款,乙厂见要不回货款即提起诉讼,要求甲商场承担违约责任,支付货款及违约金。法院在经审理后做出判决,甲商场败诉,应向乙厂支付全部货款及违约金。

【分析】合同当事人需要变更合同时,应及时通知对方,并经过双方协商一致达成变更协议。变更合同一般采用书面形式,口头变更合同在任何一方不承认或未有确切证据表明对方同意时,法院是不予采信的。本案例中,甲商场在需要变更合同重要条款时只打了个电话,未签任何书面协议,缺乏必要的证据,法院判决只以原合同为基础,甲商场在收到货后拒不付款,显然是违约行为,而乙厂完全按合同内容履行了义务,无任何过错,自然胜诉。

(八)合同结算

合同结算是合同执行的重要环节,既是对合同签订的审查,也是对合同执行的监督,一般由财会部门负责办理。

该环节的主要风险是:违反合同条款,未按合同规定期限、金额或方式付款;疏于管理,未能及时催收到期合同款项;在没有合同依据的情况下盲目付款等。

主要管控措施:第一,财会部门应当在审核合同条款后办理结算业务,按照合同规定付款,及时催收到期欠款。第二,未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的,财会部门有权拒绝付款,并及时向企业有关负责人报告。

【例17-7】20×4年12月28日,甲彩电生产公司发布的年度预亏提示性公告显示,由于拟对乙公司应收账款计提坏账准备,公司20×4年度将会出现大额亏损。乙公司是甲公司的某国进口商,自20×1年开始与甲公司合作,但由于涉及专利权诉讼、某国对中国彩电反倾销及经营不善等原因导致乙公司出现较大亏损,全额支付甲公司欠款存在很大困难。截至20×4年12月25日,甲公司应收乙公司账款余额4.6亿美元,甲公司估计可以从乙公司收回资金1.5亿美元,预计计提坏账准备金额为3.1亿美元。事实上,乙公司拖欠甲公司巨额货款的问题早在20×3年3月就曾被媒体曝光。

【分析】甲公司在合同履行后,未能及时催收到期欠款,对应收账款的管理不当,导致对乙公司的应收账款余额过度膨胀,蕴含的风险可能对甲公司造成重大损失。甲公司在发现对方信用风险和财务风险出现恶化时,未能及时采取行动,导致损失进一步扩大。

(九)合同登记

合同登记管理制度体现了合同的全过程封闭管理,合同的签署、履行、结算、补充或变更、解除等都需要进行合同登记。

该环节的主要风险是:合同档案不全、合同泄密、合同滥用等。

主要管控措施:第一,合同管理部门应当加强合同登记管理,充分利用信息化手段,定期对合同进行统计、分类和归档,详细登记合同的订立、履行、变更和终结等情况,合同终结应及时办理销号和归档手续。第二,建立合同文本统一分类和连续编号制度,以防止或及早发现合同文本的遗失。第三,加强合同信息安全保密工作,未经批准,任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家或商业秘密。第四,规范合同管理人员职责,明确合同流转、借阅和归还的职责权限和审批程序等有关要求,实施合同管理的责任追究制度,对合同保管情况实施定期和不定期的检查。

【例17-8】在A公司的众多供应商中,B公司年供货量不到百万元,且和A公司有2年以上的合作经历,A公司账面欠B公司的货款一直维持在20万元左右。因A公司对重点供应商的账面欠款常常在1000万元以上,因此A公司相关人员对B公司账面欠款的日常管理并未给予足够重视。

受2008年国际金融危机的冲击,A公司遭遇市场淡季,资金周转出现困难。屋漏偏逢连夜雨,A公司接到法院通知,称B公司已向法院提起诉讼,要求A公司支付全部欠款21万元、违约金3.5万元及相关诉讼费用2.5万元,法院已冻结A公司基本账户。A公司财务部门按照公司合同惯例计算应付B公司的违约金不足1万元,因此对B公司的违约金主张提出质疑,并决定打这场官司。

然而,在向法院提供证据的过程中,A公司在合同档案中未能找到2008年与B公司例行续签的经济合同。B公司则提供了一份经A公司盖章的2008年合同原件,其中在“其他约定事项”栏中有附加的手写条款——如果出现争议,由双方协商解决,在协商不成的情况下,由原告方人民法院依法解决,货款延期支付的,按银行贷款利率的3倍执行违约责任赔偿。

据A公司相关业务人员回忆,A公司在2008年年初办理与B公司的合同续签时,业务人员按照公司法律顾问设计的范本将合同拟好并报领导审核。公司领导口头指示业务人员,在将合同空白项目填写完整后可以直接签章,业务人员一时疏忽未按领导要求修改合同,而是直接签章向对方寄出合同,并要求对方盖章后回寄,但此后却又忘记了主动追回,导致未能拿到对方盖章确认的合同。业务人员确信,自己当时寄出的合同原件“其他约定事项”是空白的,并未添加上述手写条款,B公司也从未要求A公司就上述事项作出承诺。显然,B公司私下在合同上添加了所谓的“其他约定事项”。

在经过律师论证、调查了解、赴异地出庭、当庭辩解、法官调解等诸多程序之后,法院判决A公司除需支付账面全部欠款21万元外,还应额外向B公司支付6万元的违约金及诉讼费用。

【分析】本案例中,A公司在合同文本拟定、合同审核、合同签署、合同纠纷处理、合同结算、合同登记等环节均存在内部控制的漏洞。

第一,合同文本的内容和条款不完整。A公司使用的合同文本是公司合同范本,条款中有“其他约定事项”等项目,但是为了针对不同供应商的不同需要,项目下的内容一般不固定,需要在具体谈判后根据双方的共同意见填列。如果没有其他约定就应该在此栏注明“此项空白”或“无其他约定事项”等字样,A公司正是忽略了这一细节,使B公司篡改合同有了可乘之机。

第二,合同审核不到位。A公司领导在对合同进行审核后,虽然发现了合同内容不完整的问题,但只是口头提出修改建议,并没有将审核意见准确无误地加以记录,也没有跟踪合同的实际修改情况,导致合同中的不当内容和条款未被纠正。

第三,合同章管理不善。从一般意义上讲,在把握基本原则的前提下,与客户签订合同主要以满足对方的合理要求为合同行为导向,具体表现为合同文本的使用、异地合同谁先盖章等。在供大于求的市场环境下,供应方往往处于被动地位,合同谈判后一般先由供应商在合同上签章再传递给购买方,即使是需要购买方先盖章确认,也应该关注合同后续进展,要求对方在盖章后将合同原件寄回。本案例中,A公司业务人员没有将B公司签章的合同追回并归档,导致损失发生。

第四,合同纠纷处理不当。A公司在收到法院通知后,应当首先寻求庭外调解等协商解决方案,可以主动提出立即偿还全部欠款21万元,尝试说服B公司尽快撤诉,避免支付违约金和诉讼费用,保护企业名誉和经济利益。

第五,合同结算管理失效。本案例中,公司在履行合同后,应当按照合同规定的期限、金额和方式及时付款,财会部门应当在审核合同条款后及时办理结算业务,避免企业承担违约责任。

第六,合同登记、档案管理制度不健全。本案例中,甲公司未能对尚在生效的经济合同进行妥善归档保存,对于合同的订立、履行和续签等情况没有建立跟踪机制,导致合同档案不全,直接造成合同被篡改和滥用。

五、合同管理的后评估

合同作为企业承担独立民事责任、履行权利义务的重要依据,是企业管理活动的重要痕迹,也是企业风险管理的主要载体,为此,《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》强调企业应当建立合同管理的后评估制度,至少于每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估。评估的内容包括:合同的签订是否符合程序;合同审核的意见是否得到合理采纳,不采纳的主要原因及其产生的后果;合同是否全面履行,重大合同未履行的主要原因分析和教训总结;合同履行中是否存在不足,应当采取何种改进措施;合同纠纷是否得到妥善处理;合同是否适当归档;合同管理工作中是否有成绩、创新,是否存在违法、违规行为;合同管理内部控制的设计和执行是否有效;是否存在提高合同管理效率和效果的建议等。对分析评估中发现合同履行中存在的不足,应当及时加以改进。

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